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文書の電子化を行なうことで業務効率を改善

業務のペーパーレス化

PC

検索性向上で業務効率改善

企業では企画書や契約書・帳簿類・各種資料など多くの文書を扱っており、ペーパーレス化が進んでいない会社では紙の書類をファイリングしています。そうした紙のファイルを保管するためのキャビネットも必要となり、書類が多くなると専用の保管庫を用意しなければなりません。紙の書類は場所を取るだけでなく、必要な書類を探し出すのに手間がかかったりして管理も大変です。ペーパーレス化が進んでいるオフィスと比較しても、紙の書類を扱うのは効率の良くない業務形態と言えます。PDFなどの電子文書に移行することが解決策となりますが、すでに紙の状態で存在する書類もまだ必要だという場合も少なくありません。そうした企業でも紙の書類をスキャニングの上で画像をPDFの形に変換することにより、ペーパーレス化が実現できます。実際に多くの企業で紙の書類をPDFに移行させ、検索性の高い電子文書の形に変えています。文書を電子化することでファイリングやキャビネットが不要になり、オフィス空間もスリムにすることができるのです。スキャン画像のOCR認識率も近年は大きく改善されており、PDFファイルに電子署名といった属性を付与することも可能です。

代行サービスの利用法

紙の書類をスキャニングの上で電子化するメリットは、場所の節約や検索性の向上ばかりではありません。多くの社内文書は複数の部署で共有され、決済が必要になる場合も少なくありませんが、そうした流れを電子化することによりワークフロー化が実現されます。現在ではITベンダーからワークフローを活用したさまざまなソフトウェアが製品化されており、それらの便利な機能も利用可能となるのです。災害発生時の書類保護という観点でも、電子化された文書の方が紙の書類を大量に持ち出す必要がないため有利となります。そうした多くのメリットを生む文書の電子化ですが、実際のスキャニングには膨大な手間がかかるため、なかなか踏み切れないという企業も少なくありません。そのような場合でも文書電子化代行サービスを利用することで、スキャニングに関わる人件費を節約することができます。セキュリティのしっかりした代行サービスを利用すれば機密文書でも安心して依頼できるため、電子署名やタイムスタンプ入りPDFとして管理する道が開けます。業者を通じてすべての社内文書を電子化することにより、業務効率化とコスト削減という課題を同時に実現できるのです。

データの復元

オフィス

現代社会においてデータ復元方法の技術は欠かせません。特に企業や警察の事件解決には必須となっています。一般人はデータの復元にソフトを使います。警察や企業は重要なデータが多いため、専門の業者に仕事を依頼します。

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データが消えた場合の対策

男性

パソコン内のデータを誤って消してしまった場合、データ復旧ソフトを使えばかなりの高確率でよみがえらせることが可能です。ただしハードディスクが物理的に損傷している場合は、専門業者に復旧を依頼するのが賢明です。

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ファイルの送信を簡単に

ファイル

ファイル送信サービスを利用することで大容量のファイルも送ることができます。他にもセキュリティ対策や操作性などがこのサービスの人気の理由となります。またサービスには2つの大きな利用形態があるので、これらを利点を理解するとどのサービスを選べばいいのかわかってくるでしょう。

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